- 1. Definição do tema central e comissão organizadora
- 2. Edital da chamada de trabalhos (Call for Papers)
- 3. Avaliação por pares (Double-blind peer review)
- 4. Estruturação da grade de palestras e salas simultâneas
- 5. Credenciamento rápido e crachás de identificação
- 6. Publicação de anais com ISBN/DOI e certificados digitais
- 7. Perguntas frequentes
1. Definição do tema central e comissão organizadora
A credibilidade de um evento científico repousa sobre a reputação da sua comissão organizadora. Estruture três comitês fundamentais antes de iniciar as divulgações:
- Comissão Científica: Formada por professores, doutores e pesquisadores conceituados responsáveis por definir os eixos temáticos, selecionar palestrantes magnos e coordenar o processo de avaliação de trabalhos.
- Comissão Executiva: Encarregada da gestão financeira, locação de auditórios, patrocínios com agências de fomento (CNPq, CAPES, FAPESP) e contratação de tecnologia de inscrições e credenciamento.
- Comissão de Comunicação: Responsável pelo site oficial do congresso, divulgação institucional junto a centros acadêmicos e relacionamento com a imprensa especializada.
2. Edital da chamada de trabalhos (Call for Papers)
O edital público deve ser publicado com no mínimo 90 a 120 dias de antecedência do evento, contendo com clareza:
- Modalidades aceitas (Resumo Simples, Resumo Expandido, Artigo Completo ou Pôster Científico).
- Formatação obrigatória (margens, fonte, limite de palavras, referências em estilo ABNT ou Vancouver).
- Regras de submissão (obrigatoriedade de que ao menos um dos autores esteja com inscrição paga no congresso).
- Critérios de pontuação da banca avaliadora (originalidade, rigor metodológico, relevância social e clareza textual).
3. Estruturação da grade de palestras e salas simultâneas
A rotina de um congresso intercala momentos plenários com sessões setoriais:
- Conferência Magna de Abertura: Ministrada por um pesquisador de destaque nacional ou internacional para todo o público reunido no auditório principal.
- Mesas Redondas e Simpósios Temáticos: Debates de 90 a 120 minutos com 3 ou 4 especialistas abordando facetas complementares de um problema científico.
- Sessões de Comunicação Oral e Pôsteres: Apresentações curtas (10 a 15 minutos) onde pesquisadores defendem seus artigos aprovados perante bancas examinadoras e colegas.
4. Publicação de anais com ISBN/DOI e certificados digitais
O legado de um congresso acadêmico é a sua produção intelectual registrada. Após a realização das bancas, reúna todos os artigos aprovados em um volume oficial de Anais do Congresso, solicitando o registro de ISBN junto à Agência Brasileira do ISBN e atribuindo códigos DOI a cada texto.
A emissão de certificados deve ser automatizada para evitar semanas de retrabalho com digitação manual de nomes de autores, orientadores e horas de participação:
- Certificado de Participação Geral (com carga horária expressa em horas complementares).
- Certificado de Apresentação de Trabalho (com título completo e listagem nominal de todos os autores).
- Certificado para Palestrantes e Membros de Mesa Redonda.
- Certificado para Avaliadores da Comissão Científica.
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