Na mesma noite
- Fechamento de caixa: bilheteria e bar conferidos por operador, antes de a equipe ir embora;
- Vendidos x presentes: compare os ingressos vendidos com os check-ins. A taxa de não comparecimento ajuda a calibrar lotes e lotação na próxima edição;
- Ocorrências: registre incidentes, reclamações e achados e perdidos enquanto a memória está fresca;
- Equipamentos e fornecedores: confira o que foi devolvido e o que ficou no local.
Nas primeiras 48 horas
- Agradeça o público: mande uma mensagem curta para quem esteve presente, com as fotos e o link da pesquisa. Use só os contatos que você tem base legal para usar; veja LGPD em eventos.
- Faça uma pesquisa de satisfação curta: de três a cinco perguntas, incluindo "de 0 a 10, quanto você recomendaria este evento?" e um campo aberto para sugestões.
- Pague a equipe: freelancers e fornecedores pagos no prazo combinado garantem equipe na próxima data.
- Publique as fotos: álbum oficial e repost dos melhores conteúdos do público, enquanto o assunto ainda circula.
Na primeira semana
- Fechamento financeiro: receita por lote e por canal, taxas, custos, impostos e repasse. O ISS da venda de ingressos entra nessa conta; veja ISS na venda de ingressos.
- Relatório para patrocinadores: público total, fotos da ativação, menções e números de cupom ou link rastreável. É esse relatório que abre a conversa da próxima edição; veja como conseguir patrocínio para eventos.
- Certificados: em cursos, congressos e palestras, envie o certificado de participação só para quem fez check-in.
- Pendências do público: resolva os pedidos de reembolso e as reclamações em aberto. Veja as regras em reembolso e cancelamento de ingresso.
Use os dados para a próxima edição
O pós-evento é o melhor momento para responder às perguntas que definem a próxima data:
- Qual lote esgotou mais rápido, e quanto tempo antes do evento?
- Qual canal, promoter ou cupom mais vendeu?
- Em que horário a portaria teve fila?
- Quais notas e sugestões mais se repetiram na pesquisa?
Com essas respostas em mãos, anuncie a próxima data primeiro para quem já foi, antes de abrir para o público geral. Quem gostou da experiência é o comprador mais fácil do primeiro lote.
Perguntas frequentes
O que é pós-evento?
São as tarefas depois que o evento termina: fechamento, pagamentos, pesquisa, relatório para patrocinadores, certificados e o planejamento da próxima edição.
Quando enviar a pesquisa de satisfação?
De preferência em até 48 horas, com três a cinco perguntas.
O que colocar no relatório pós-evento para o patrocinador?
Público total, fotos das ativações, menções nas redes e números de conversão de cupom ou link.
O evento continua depois da portaria
No Borai, quem foi ao evento recebe um certificado de participação com verificação pública, guarda os contatos que aprovou pelo crachá digital e acumula conquistas no perfil. Entre na lista de espera.
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